第 一章 项目概述

1.1 项目概况

随着*****业务的不断发展，内外召开的会议越来越频繁，会议材料的印制装订阻碍了效率的提高，会议材料的回收由于保密需要往往不能重复利用，造成了较大的资源浪费，同时也给保密工作造成了很大压力。近年来，社会科技水平的快速提高，新型AI无纸化会议系统现已成为企业绿色发展的迫切需要。

1.2 项目需求

在日常的政务办公中，会议的召开，是我国各级政府机关的重要部分，特别是四套班子工作的重要部分，代表会、换届会、常委会、培训会、总结会等等，可谓文山会海。目前，各级组织召开的诸多会议上，通常都是将会议材料和文件发给每个参会者，与会者人手一份，这就需要复印大量的会议材料，耗费大量的纸张；同时，与会者为了传达会议精神，又把上级部门的会议材料和文件复印后下发基层各级单位，如此反复，往往举行一次会议，向下级部门传达会议内容和精神，也需要印制大量的会议材料和文件，耗费大量的物力和人力资源。综合来说目前会议文件用纸有如下几个特点：

1. 用纸量大：类似代表会议、换届会议等，由于开幕式、大会报告、小组讨论（出简报）、大会发言、决议、闭幕式等程序，每次开会都产生许多文件资料。 

2. 用纸浪费：印有议程、出席人员等的一些会议文件，在会后无实际作用，无故增加了用纸量。而且开会过程中分发的各种会议材料，大都单面印刷，人手一份，这些资料的印刷会消耗大量的纸张，而生产纸张的代价，是大量来自原始森林的木材、甚至上百年的老树被砍伐。 

3. 文件回收问题：会后许多与会者将文件丢弃在会场，带走文件的同志也不知事后如何处理。文件回收问题得不到很好的解决。 

4. 保密隐患问题：由于机关内部在文件清退、销毁环节存在一定疏忽，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的Z大通道。

这些问题，是前进中的问题、发展中的问题，我们必须高度重视，采取有效措施切实加以解决。AI无纸化会议系统的出现，有效解决了传统纸张会议中所遇到的问题。 

AI无纸化会议系统提供考勤管理、会议议程、会议投票、分组讨论、资料查阅等多种功能，为政府单位以及企业提供一个极为实用的会议平台。通过这个平台，各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。实现新型会议的全程无纸化概念。本方案将重点描述AI无纸化会议系统的应用模式，为无纸化会议探索先进而便捷的应用模式。

1.3 AI智能无纸化系统优势

由于采用了先进的技术手段，将大幅度提高办会效率。AI智能无纸化会议管理系统的主要优势如下： 

1、 办会人员在办公室就可以预定会议室、部署会议资料等工作。如果会议资料发生变化，可立即通过会议系统进行更新，提高了会议的响应能力。 

2、 通过会议系统可以了解其他参会人员的出席情况。 

3、 会议资料数字化后，参会人员可以方便的定位所关心的内容，而不会有任何遗漏。 

第二章 设计原则

2.1 实用性和先进性

采用先进成熟的技术，满足举行各类型会议和活动的使用要求，并兼顾其它相关的管理要求，使系统在相当一段时期内保持技术的先进性，并能适应未来发展的需要。采用先进的系统架构体系、软硬件和通讯技术设备，做到配置和技术应用的先进。

2.2 安全可靠性

保证系统安全稳定运行，音频系统设备必须具有高可靠性。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的中央控制系统技术提供较强的管理机制、控制手段等技术措施，以提高整个系统的安全可靠性。

2.3 互连性

具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统互连互通的特性，同时具备跨系统平板交互性，确保该系统作用可以充分发挥。

2.4 系统的扩展性

系统软件和硬件方面均具备较好的扩充性，软件方面能够支持多种操作系统的使用。硬件方面支持以后便捷的进行功能扩展或设备级联，支持标准线缆或通讯设备的使用。

2.5 管理便捷性

系统支持多会议管理，预设，真正做到了提高工作效率。 

第三章 系统设计

3.1 方案设计

3.2 方案选型

根据用户的使用需求，本次共2个会议室，本次无纸化会议室设计一套AI无纸化会议系统，根据会议室的布局，在会议室每个座位设计1台15.6寸无纸化双面升降带话筒一体终端，同时设计一台智能会议文件管理服务器 ，作为系统的管理和控制中心，无纸化双面升降带话筒一体终端通过网络与无纸化控制主机连接，组成一套完整的智能交互式AI无纸化会议系统，无纸化双面升降带话筒一体终端采用了15.6寸多点电容触摸液晶屏，主屏分辨率达到1920×1080dpi，副屏分辨率副屏1024*600，副屏主要显示参会人姓名、职位、单位；主屏幕视角为IPS全视角液晶屏，显示效果清晰亮丽。清新显示会议文档，10点触控电容屏设计，触控操作灵敏度非常高，操作方便。超薄设计，铝合金磨砂超薄一体外壳，表面处理为喷砂阳极氧化，彰显产品高端、尊贵，满足会议室高标准要求。无纸化双面升降带话筒终端采用一体式设计，方便后期维护和升级更新。系统配置了全高清录播主机，用于AI无纸化会议系统与外部视频设备的对接，实现视频信号的互联互通和音视频文件的实时直播与存储，系统配置了无纸化发言主机，用于AI无纸化会议系统中手牵手会议系统，定时发言、视像自动跟踪，开启会议话筒视像跟踪讨论；高清晰手牵手会议发言单元35台，用于参会人发言、报告；高清晰语音拓展器2台，用于优化现场声音；投影申请器一台，参会人员通过本设备可自行将讲稿内容投影到会议室大屏幕，音箱扩声系统2套、远程视频会议系统1套。

本次会议室具体设计如下：

① 智能会议文件管理服务器 2台（AI无纸化会议系统管控中心）

② 15.6寸无纸化双面升降带话筒一体终端35台（每个座位席设计1台，用于无纸化会议显示、会议操作）；

③ 高清晰手牵手会议发言单元35台（每个座位席设计1台，用于参会人发言讨论）；

④ 全高清录播主机2台（用于无纸化会议视频输入/输出与实时直播和存储）；

⑤ 无纸化发言主机2台（用于定时发言、带视像自动跟踪，开启会议话筒视像跟踪讨论）；

⑥ 高清晰语音拓展器2台（用于优化现场声音）；

⑦ 音箱扩声系统2套（每个会议室一套，用于每个会议室扩声）；

⑧ 远程视频会议系统1套（每个会议室一个点，用于每个会议室之间音视频及文件互动）；

3.3 产品介绍

AI无纸化会议系统是一款专为政府党政机关、企事业单位、大型集团企业量身定制的AI无纸化会议系统，提供强大的会议应用功能，包括：坐席列表、会议资料、文件批注、会议签到、投票表决、电子白板、投影申请、同屏管理、会议交流、呼叫服务、U盘导入、视频服务等；具有功能丰富、界面简洁直观、操作便捷、稳定可靠等特点；能够帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，提高与会者的开会效率，同时节省大量资料印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念。

产品特色

1、支持多会议室管理，按会议议程添加资料(文字、图片、视频)、通过Excel一键导入参会人、会议表决，特定座位设定，参会人员名单可拖动操作到对应的会议桌面位置，和坐席列表模块配合方便参会人员查看对应的座位位置，每个参会人对每个文件的浏览权限设定，同屏/投影等其他特殊权限的设定.可通过后台开启会议室所有无纸化会议终端；

2、支持快速进入会议交流模块、会议材料、未读消息提示、等其他自定义功能；

3、支持查看文字资料、图片资料、视频资料等不同的会议资料; 文字材料支持原笔迹批注，常用文件格式Pdf、Word支持全文批注; 图片材料支持手势移动、缩放、旋转、翻页；视频资料可点击播放；

4、支持直接在无纸化会议终端上进行手动签到,或者手写签到，并支持定制刷卡或指纹和人脸签到进入会议；

5、支持参会人员可申请将自己的屏幕上的任意内容及音视频文件分享给其他的参会人，并支持外接U盘中音视频文件同屏给其他参会人，同屏端延时控制在毫秒以内，所有接收端音视频完全同步。

6、支持在会议进行的过程中参会人之间可以进行点对点的文字、语音、文件等互动，并可选择一点对一点，一点对多点和群发。语言信息发布在会议终端桌面，只有对应的参会人使用蓝牙耳机才可以收听。文字和文件在会议终端打开查看；

7、支持将直播视频窗口的实时视频任意拖动、放大、缩小、全屏，并可再次扔到原始窗口内.支持云摄像头联机将远端视频会议图像接入会场，支持外接电脑或笔记本HDMI信号到无纸化终端屏幕；

8、支持同时观看多个视频文件，任意拖动窗口位置、缩放改变窗口大小、切换音频输出、双击单路全屏观看控制进度并可分享给其他参会人；窗口悬浮在桌面Z上层，即可边看文档边观看视频，多层面多通道理解会议内容和对会议资料进行高效研判；

9、支持定制一键管理终端背面电子桌牌信息显示方式，背景图，字体颜色、大小、样式.而不用在服务器端操作，当会议开始前参会人员发生变化方便在会场现场实时修改参会人员姓名资料；

10、支持会议召开前与坐席列表模块配合使用对会议室摆设座椅形状，茶水，文具等进行布置，会议过程中服务员对参会人员点击茶水、笔、纸、毛巾等服务，会议服务终端收到信息后服务员时进行精确快速的服务.服务完成后服务员按下确认键。对服务员进行绩效管理；

11、支持实时表决(倒计时)，并即时统计表决结果，支持以条状图或饼状图的形式查看表决结果；

12、支持集中控制每台终端开关机、打开、关闭程序，开机、重启或关机；

13、支持一键批量升级会议终端软件，一键控制会议室升级器上升、下降、停止，(定制可扩展控制会议室其他周边设备如：灯光、窗帘、投影、大屏幕切换等等)；

14、支持更换会场座位布局图，并可随意拖放编排位置，为终端分配座位号，会场布置结果推送到桌面；

15、支持一键切换程序的界面背景、logo等信息.方便与会议主题相配合，比如会议参会单位主体不同时单位图标和企业UI视觉可导入更换。

16、支持悬浮按钮操作同屏、投影、打开记事本、进行批注、呼叫服务、打开软键盘、打开手写等功能；

17、支持终端在电子白板讨论组内进行互动、多人对同一文档进行批注,使用橡皮擦/铅笔,清空白板,保存白板界面等功能；

AI无纸化会议系统软件采用C/S（Client/Server）架构，包括客户端（参会者）软件和服务器端（后台管理者）软件两部分。音王智能无纸化会议系统软件采用模块化设计，根据实现的会议管理功能可分为以下软件模块（由于每个用户单位的实际使用情况不同，我们可根据客户的需求订制个性化的功能和外观界面）：

3.4 系统构建图