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传统的会议形式越来越不能满足现代会议的需要，会议人数多，会议资料复杂，会议决策效率低等问题成为传统会议的通病。
有很多无纸化会议系统公司，将各种智能通信技术、音频技术、视频技术、软件技术融入会前会后各个环节，通过文件的电子交换为用户提供了非常方便高效的会议平台，同时也带来了新的会议体验。无纸化会议系统远不止实现会议无纸化那么简单，它还能满足传统意义上多功能会议室的各种信号自由交互、互联的功能。
无纸化会议系统的优点：
传统会议的各种短板让会议工作者和参与者头疼。
1.会议准备费时费力，不环保。每次会议的纸张造成了大量的资源浪费和环境污染。
2.灵活性差时会议或紧急会议时，或人员变动时，往往准备不足，手忙脚乱，甚至手写都会发生。
3.会议上各种展示工具繁琐麻烦，笔记本，投影仪，白板，纸，笔，激光笔…每一次会议都要整理半天的大件小件，长线短线。
4.会议保密性差，传统会议保密数据打印后难以及时销毁，会议保密性难以保证。
无纸化会议系统可以设置保密会议模式，保密会议中的数据不能复制，与会者的指纹登录可以保证会议的保密性。
5.传统会议数据共享效果差，即传统会议室的投影仪和笔记本不能满足日益多样化的会议数据，数据共享性差，不能保证与会者准确接收信息。
现代化的无纸化会议配合可控麦秸、大屏幕、终端多媒体屏幕等多种媒体，通过后台服务器和矩阵，可以使会议资料及时、快速地与每个参与者共享，参与者还可以自行提取资料浏览。
会议决策效率低下，会议总是在讨论讨论…但总是很难得出结论，投票时举手，数数，记录，匿名投票时甚至还要数笔记，这些都不是一个严肃的会议应有的。
无纸化智能会议投票功能可以提前设置投票选项，也可以临时增加投票，可以匿名记名，决策效率高，还可以现场分析投票类型。
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