无纸化会议系统的概念

无纸化会议系统的概念和传统会议模式面临问题:

会议效率低下:为了召开会议，会议人员必须进行大量的前期准备和协调。例如，协调会议室的使用，制作参加者的桌子，收集和准备会议资料，印刷会议资料，制作选票，统计选票，统计会议状况，收集过程文件，防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人很难完成，需要很多人投入很多精力，但由于疏忽，会议组织可能会变得不顺利。

  与会者疲劳:由于使用纸质会议数据，与会者需要大量的精力来定位他们关心的章节或内容，有时可能会遗漏。由于缺乏丰富的多媒体和图形表达，会议过程无聊，特别是对于复杂的话题，与会者很难快速理解和把握其思想。当许多人报告时，为了使用投影仪，他们经常更换座位，导致场景混乱。

  应变能力差:会议期间与会者发生变化时，不能提供相应的纸质桌牌；如果会议数据在会议前几分钟或会议期间收集并准备好，将不可能进行大量印刷，影响会议质量。

  表现形式单一:会议内容以纸质数据为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习会议如果能配合一定的纪录片、原理演示动画，会事半功倍。

  设备操作复杂:一些会议室引进了一些硬件设备，以提高会议质量，如投影仪、音响系统和视频光盘。然而，由于各种设备的接口和连接复杂，会员很难完全掌握或在出现问题后很难解决。

  资源浪费严重:传统会议需要大量的纸张费用，但大部分纸质会议资料会后没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，中国乃至全球各种资源日益匮乏，节约资源，保护环境已成为当前的迫切任务。

  安全隐患:会议内容涉及国家秘密或商业秘密时，会议数据的控制非常重要。传统会议使用纸质会议数据，容易丢失，难以保证会议数据的安全。

  传统意义上的智能会议室，包括投影仪、视频/电话会议终端、电子白板等多种设备，通过控制系统连接各自的系统，但其操作性仍然不友好。在传统会议室，人们群体交流的需求没有得到很好的满足。而且随着全球一体化进程的加剧，人们对会议室的交流、合作和提高效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，实现无纸化会议大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的整体环境要求，无纸化会议系统势在必行。